Privacybeleid

Tolra ("wij") maakt Shopify-apps voor winkels die onderdelen en technische producten verkopen. De eerste is Tolra Search. Tolra wordt gerund door Samet Büyükkömürcü (eenmanszaak), Gaziantep, Turkije (postadres op aanvraag). Contact: [email protected].

Dit beleid legt uit wat Tolra verzamelt wanneer een verkoper de app installeert, wanneer klanten de zoekfunctie gebruiken in een winkel die de app gebruikt, en wanneer je onze website bezoekt.

Wie is waarvoor verantwoordelijk

• Gegevens van verkopers (je winkel, instellingen, supportberichten): wij bepalen hoe ze worden gebruikt, dus wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke.
• Gegevens van klanten (zoekopdrachten en verzoeken via "Niet gevonden wat je zoekt?" in je winkel): de winkel is de verwerkingsverantwoordelijke, en wij verwerken ze namens de winkel om de zoekfunctie te leveren. Klanten nemen over hun gegevens contact op met de winkel; de winkel kan ons zo nodig bereiken.

We verwerken gegevens van verkopers om de dienst te leveren die je hebt geïnstalleerd (overeenkomst) en om die veilig en werkend te houden (gerechtvaardigd belang). Gegevens van klanten verwerken we alleen in opdracht van de winkel.

Gegevens van verkopers

Wanneer je Tolra installeert, geeft Shopify ons toegang tot de gegevens van je winkel binnen de machtigingen die je goedkeurt:

• Producten (titels, beschrijvingen, typen, tags, leveranciers, SKU's, barcodes, productvelden, afbeeldingen en varianten) die in je Online Store zijn gepubliceerd, hun vertalingen en je winkeltalen. We kopiëren ze naar een zoekindex die alleen van jouw winkel is. We slaan geen prijzen of voorraad op; die worden uit Shopify gelezen wanneer klanten zoeken.
• Je thema (alleen lezen), om te controleren of de zoekbalk en de resultatenpagina aanstaan.
• Je abonnement bij Tolra, uit de facturering van Shopify.
• Je instellingen in Tolra: het ontwerp van de zoekbalk, synoniemen, zoekregels, andere onderdeelnummers die je uploadt en goedgekeurde filterwaarden.
• Supportberichten die je via de pagina Support stuurt: je e-mailadres voor het antwoord, het onderwerp en het bericht (inclusief een code voor een medewerkersverzoek als je ons team toegang tot je winkel wilt geven), en, als je het vakje aanvinkt, je installatiegegevens (abonnement, aantal producten, naam van het live thema, of de zoekbalk en het resultatenblok aanstaan).
• Gesprekken met de supportassistent: de vragen die je de assistent op de pagina Support stelt en de antwoorden, wat de assistent aanbood (bijvoorbeeld een knop om een synoniemgroep toe te voegen) en hoeveel AI-tokens elk antwoord gebruikte. Om te antwoorden leest de assistent de installatie van je winkel in Tolra (abonnement, aantal producten, laatste kopie van de producten, themacontrole, installatiestappen, zoekrapport, aantal synoniemen en regels, aantal AI-filters) en kan hij een testzoekopdracht uitvoeren op de index van je winkel. Als je ervoor kiest het gesprek naar ons team te sturen, wordt het opgeslagen als supportbericht, zoals hierboven.
• Livechat met ons team, als je die opent op de pagina Support: de chatdienst ontvangt je winkelnaam, je abonnement, het e-mailadres dat je gebruikt en wat je schrijft, en kan op die pagina eigen cookies plaatsen.
• Bij betaalde abonnementen waar dit bij hoort, worden goedgekeurde filterwaarden en onderdeelnummers naar je producten geschreven in twee velden die van de app zijn, wanneer je dit aanzet.

We gebruiken deze gegevens alleen om Tolra in je winkel te leveren en te ondersteunen. De gegevens van elke winkel worden gescheiden gehouden; we voegen winkels nooit samen en gebruiken de gegevens van de ene winkel nooit voor een andere.

Gegevens van klanten

• Zoekopdrachten: de getypte woorden, hoeveel resultaten ze opleverden en wanneer. We slaan niet op wie er zocht, klantaccounts of IP-adressen. Als een klant vanuit de resultaten van Tolra of de snelbestelling een product in de winkelwagen legt, slaan we de zoekopdracht op en welk product is toegevoegd, zodat de winkel ziet welke zoekopdrachten tot verkoop leiden; geen winkelwagen-, bestel- of klantgegevens. Zoekgegevens worden na 90 dagen verwijderd. De meest gezochte woorden van de laatste 30 dagen kunnen aan klanten worden getoond als "Populaire zoekopdrachten"; een zoekopdracht wordt pas getoond als die meerdere keren op verschillende dagen is gedaan, en zoekopdrachten die op een e-mailadres, telefoonnummer of webadres lijken, worden nooit getoond.
• Verzoeken via "Niet gevonden wat je zoekt?": als een klant ervoor kiest er een te sturen, slaan we op waar hij om vroeg, een optionele opmerking en het ingevulde e-mailadres, en alleen nadat hij een vakje heeft aangevinkt om het met de winkel te delen. Het formulier linkt naar het eigen privacybeleid van de winkel en wordt alleen getoond als de winkel er een heeft. De winkel ziet het verzoek in Tolra om te kunnen antwoorden. Verzoeken worden na 90 dagen verwijderd, of eerder als de winkel ze verwijdert of de klant de winkel vraagt zijn gegevens te wissen.
• Overzichten bij gegevensverzoeken van klanten: als een klant de winkel via Shopify vraagt welke gegevens er over hem worden bewaard, stellen we in de Tolra-beheeromgeving van de winkel een kort overzicht op van wat Tolra voor dat e-mailadres bewaart, zodat de winkel het kan versturen. Het overzicht wordt verwijderd als de winkel het als verstuurd markeert, of na 30 dagen.
• Beperking van het aantal verzoeken: om misbruik te voorkomen tellen we verzoeken per netwerkadres (IP) gedurende ongeveer één minuut, in het geheugen van onze server. Tolra schrijft deze adressen niet naar zijn database.

Tolra gebruikt geen cookies of lokale opslag op de pagina's van je winkel, volgt klanten niet en verkoopt of deelt geen klantgegevens.

Verwerking door AI

Bij abonnementen met AI wordt producttekst (titels, beschrijvingen, typen, tags en productvelden) naar de Claude API van Anthropic gestuurd om filterwaarden en onderdeelnummers voor te stellen, en worden filternamen en -waarden ernaartoe gestuurd voor vertaling. Hiervoor worden geen gegevens van klanten verstuurd.

Bij elk abonnement stuurt de supportassistent je vragen, de recente berichten uit hetzelfde gesprek en de hierboven genoemde installatiegegevens naar de Claude API van Anthropic om zijn antwoorden te schrijven. De meest gezochte woorden zonder resultaat (alleen de zoekwoorden) en producttitels uit een testzoekopdracht kunnen bij die gegevens horen; er worden geen namen van klanten of IP-adressen verstuurd.

Anthropic verwerkt deze gegevens namens ons en gebruikt ze volgens zijn commerciële voorwaarden niet om zijn modellen te trainen. Wij trainen of verfijnen geen enkel model op gegevens van verkopers.

Onze website

Onze website (tolra.app) gebruikt geen cookies, geen analysetools en geen scripts van derden, en de lettertypen komen van onze eigen server. Zoals bij elke website kan onze hostingprovider korte tijd gewone toegangslogs (inclusief IP-adressen) bewaren voor de beveiliging. Als je ons mailt, bewaren we je bericht om het te beantwoorden.

Dienstverleners en doorgifte naar andere landen

• Anthropic, PBC, Verenigde Staten (AI-verwerking van producttekst en gesprekken met de supportassistent, zoals hierboven beschreven)
• netcup GmbH, Manassas, Virginia, VS (appserver, database en zoekindex)
• Cloudflare R2, Noord-Amerika (versleutelde back-ups van de database)
• Resend, VS (de wekelijkse zoeksamenvatting aan de verkoper, en het doorsturen van supportberichten naar ons)
• Apple iCloud Mail (onze supportmailbox)
• Cloudflare Pages (deze website)

Sommige van deze dienstverleners zitten buiten je land, onder meer in de Verenigde Staten. Waar de wet dat vereist, valt de doorgifte onder de verwerkingsvoorwaarden van de dienstverleners (bijvoorbeeld de modelcontractbepalingen van de EU).

Bewaren en verwijderen

• Zoekgegevens en productverzoeken: 90 dagen.
• Overzichten bij gegevensverzoeken van klanten: tot de winkel ze als verstuurd markeert, maximaal 30 dagen.
• Gesprekken met de supportassistent: 90 dagen.
• Supportberichten: tot je Tolra verwijdert.
• Versleutelde back-ups van de database: maximaal 35 dagen, daarna overschreven.
• Wanneer je Tolra verwijdert, valt de zoekfunctie in je winkel meteen terug op de eigen zoekfunctie van je thema. We bewaren de gegevens van je winkel 7 dagen voor het geval je opnieuw installeert, en verwijderen daarna alles wat we voor je winkel bewaren: de zoekindex, instellingen, AI-voorstellen, zoekgegevens, productverzoeken, overzichten bij gegevensverzoeken, supportberichten en gesprekken met de supportassistent. Installeer je binnen die 7 dagen opnieuw, dan wordt er niets verwijderd.
• Verzoeken van klanten via Shopify: bij customers/data_request stellen we het hierboven beschreven overzicht op; bij customers/redact verwijderen we de verzoeken van die klant.

Je rechten

Verkopers kunnen hun gegevens bij ons opvragen, laten corrigeren, exporteren of laten verwijderen via [email protected]. Klanten nemen contact op met de winkel die ze hebben gebruikt; de winkel kan ons zo nodig bereiken. Als je in de EU of het VK bent, kun je ook een klacht indienen bij je toezichthouder voor gegevensbescherming.

Kinderen

Tolra is een zakelijk hulpmiddel voor verkopers en is niet bedoeld voor kinderen.

Wijzigingen

We werken deze pagina bij wanneer verandert wat we verzamelen, en informeren verkopers in de app over belangrijke wijzigingen.